月末月初やイレギュラー対応があった場合などは、通常業務にプラスで作業時間が必要になりますよね。
でもこの通常業務でめいっぱい時間や体力を使用していると、プラス対応は当然、早出や残業で体力を削りながら行う事になります。
このタイミングで欠勤が出たりすると少しずつギスギスしてきたり、後ろめたさが出てきたり、最悪退職―――なんてこともありえます。
でも業務の成果物を削ることはできないし、増員も見込めない。
そんな時は業務を自動化して、時間と体力に余裕を持てるように改善をしていきましょう。
自動化といっても、どんな手段があるの？
主に４つの方法があります。
１．マクロを使う
当ブログで紹介している方法です。
マクロは、エクセルなどのマイクロソフトでの動作を記録した物です。
業務でエクセルを使用している人は多いと思います。
・テンプレートが存在している
・毎回同じフォーマットのデータを加工している
・いつも同じ設定で印刷している
など、ある程度決まった動作で行っているのではないでしょうか。
こういった動作を記録して、ボタン１つで行うのがマクロです。
２．ＲＰＡツールを導入する
２つめはRPA（Robotic Process Automation）です。
RPAは、人が行う処理手順を登録して、人が操作するのと同じ様にユーザー・インターフェース（画面）を通じて、複数のシステムやアプリケーションを操作し、実行することができます。
１で紹介したマクロよりも広い範囲の作業を行うことができ、処理手順を登録する際もドラッグ・アンド・ドロップの機能など、直感的に操作できるツールが多いです。
設定された手順を順番に実行することしかできないため、判断が必要だったり、手順が変わったりする処理には向きません。
が、対応できる範囲が広いので、決まったシステムへログインし、データのダウンロードやアップロードをするなど複数システムをまたいで動くことができます。
３．プログラミングでシステムを作成する
３つめは、Pythonなどのプログラミング言語を使い、自動化システムを作成する方法です。
Webスクレイピングや機械学習、GUIの自動操作など、１・２と比べると可能な範囲が広がりますが、その分難易度が上がります。
幅広いタスクの自動化が可能ではありますが、すでに自分自身が言語を習得している場合以外は、自動化をしていく初期段階で選ぶ手段ではないかと思います。
ＡＩツールを導入する
最後はAI（Artificial Intelligence）ツールによる方法です。
AIは人工的に作られた知能のことで、人が知識や理解、知覚をもって実現する事を再現する機能です。
・ミーティング時に自動で録画／議事録の作成
・マニュアル作成のサポート
・質問に回答する
などの場面で活躍しており、文字起こしや自動回答などは、消費者の立場でもよく見かけるようになってきてますよね。
今回紹介する方法ではありませんが、営業職の方で自動化に興味がある方は生成AIについて調べてみても面白いかもしれません。
なぜVBAを薦めるのか
個人で始めやすい、そして業務に取り入れやすい手段だからです。
業務でエクセルを使用している方は多いと思います。
エクセルが導入されている時点で、他のプログラミング言語と違い、開発環境や実行環境を整える必要がありません。
RPAやAIを導入となると、個人的に「自分の業務の一部を自動化して時間をつくろう」という範囲を超えているので、業務改善の一環として組織で検討する域になってしまいます。
VBAは、その他の手段と比べると対応可能な範囲こそ狭まるものの、エクセル作業の大半は自動化が可能です。
また、普段エクセルを使用している方であれば処理動作の想像がしやすく、言語としてもシンプルでプログラミングの入門としては始めやすいです。
変数や配列、変数の型、分岐やループ処理など、他の言語に挑戦してみたいと思ったときに共通した知識もつきます。
すでに業務知識を持っているあなたがシステム知識を身に着けるからこそ、システム導入以上に現場に寄り添った業務改善になると思います。
今ワークシートに関数を入力して使っている方も、
VBAと組み合わせる事でできる事の幅が一気に広がりますよ。
まとめ
業務の自動化をしたい範囲や、自分がシステム導入の提案や決定をできる立ち位置であるのか、運用開始までの期間や予算などによっては、もちろんVBA以外の手段の方が良いケースもあります。
ですが、現在手作業で行っている業務を少しずつ自動化し、時間に余裕を持ちたいと考えている個人の方であれば、自分のスキルアップにも繋がるVBAをオススメします。
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